Đối chiếu sổ sách theo tháng giúp tiết kiệm gì vào cuối năm

Nhiều doanh nghiệp chỉ đụng đến sổ sách vào tháng cuối năm. Đó cũng là lúc mọi sai lệch tích lũy suốt mười hai tháng dồn lại một chỗ, trong khi thời gian xử lý lại ngắn nhất.

Những gì thường lệch

Ba nhóm sai lệch hay gặp nhất: chứng từ thiếu hoặc về muộn, số dư ngân hàng không khớp với sổ sách, và công nợ với khách hàng hay nhà cung cấp không được đối chiếu. Riêng lẻ thì mỗi mục đều nhỏ. Gộp mười hai tháng thì thành một khối công việc lớn.

Chi phí thật của việc để dồn

Tìm lại một hóa đơn của tháng trước mất vài phút. Tìm lại hóa đơn của mười tháng trước có thể mất cả buổi — người liên quan đã quên bối cảnh, nhà cung cấp cũng cần thời gian tra cứu. Nếu phải điều chỉnh tờ khai đã nộp, công việc còn phát sinh thêm.

Một nhịp kiểm tra gọn mỗi tháng

• Đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng với sổ sách
• Rà danh sách hóa đơn đầu vào — đủ chưa, có hóa đơn nào chưa về không
• Kiểm tra công nợ phải thu và phải trả
• Xác nhận bảng lương và các khoản trích theo lương
• Ghi lại những mục còn treo để tháng sau xử lý dứt điểm

Nhịp này thường chỉ chiếm một buổi mỗi tháng, nhưng đổi lại là kỳ quyết toán nhẹ hơn hẳn và ít bất ngờ hơn.

Lợi ích ngoài kỳ quyết toán

Sổ sách được đối chiếu đều còn cho bạn một thứ hữu ích hơn: số liệu dùng được để ra quyết định. Biết chính xác dòng tiền tháng trước, biết khoản nào đang chiếm tỷ trọng lớn — đó là thông tin để điều hành, không chỉ để nộp cho cơ quan thuế.